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2018年5月8日火曜日

仕事術:すべてをメールに一元化する方法!

すべてをメールに一元化!


これは、僕がずっとやっている方法ですが、簡単で効果があったので紹介します。

その方法は、すべてをメールに一元化する方法です。

1 まずは、メールでメモをとって、自分自身に送信します。

つまり、メールの受信箱に入っているものが、「自分のやることのすべてです。」

用があるときも、自分にメールを出して、ここにメールがなくなったら、やることがすべて終了したということになります。

このように使うと、ToDoリストの代わりに使うことができます。

ほぼ、すべての作業をメールに集約するのが大事です。

つまり、メールを検索すればすべての情報があるということが重要です。

また、うえのことを実現するためには、基本的にPCはオンラインに状態になっていることが、必要ですが、

オフラインでもメールが使用できるように、「オフラインGmail」を使うようにしています。



「オフラインGmail」は、無線LANがつながってないときも、メールを書いて送信できます。

もちろん、実際に送信できませんが、無線LANにつながった瞬間に、メールの送受信を行ってくれまs。

出張している車や列車の中で仕事をするときに単へん便利です。



2 自分の大事なデーターはクラウドに保存

メールソフトには「オフラインGmail」を使い、仕事を集約するメリットは、ツールがシンプルになるだけではありません。

使うOSは LinuxでもMS WINDOWSでもAndroidでもiOSでもOKです。

現在、忙しく飛び回るビジネスパーソンの多くが、デスクトップパソコンではなく、ノートパソコンをメインにしていますが、

PC内部にデーターを入れておくのは、紛失したときに大変です。

データーはローカルではなく、すべてオンライン(クラウド)上に置いてしまった方が安全な気がします。

情報をすべてクラウド上に置くと、どの環境でも仕事ができるというのが大きなメリットになります。


1つのアドレスを「複数のメアド」として使える便利技

仕事などにメールを使っていると「複数のメールアドレスがあると便利なのに・・・」と感じることが良くあります。

たとえば、イベントなどを行うに際に、申し込みの受け付けや各種の連絡用として、普段とは異なるメールアドレスを使って管理できると便利です。

しかし、そのたびごとに新しいメールアドレスを取得して、複数のメールアドレスを管理・運用するのは大変です。そんなときに便利なのが、Gmailの「エイリアス」という機能です。

具体的には、「○○○@gmail.com」というメールアドレスに対して、アカウント名(ユーザー名)の末尾に「+×××」という文字列を追加します。こうして作成された「○○○+×××@gmail.com」というアドレスが、元のメールアドレスに対する「エイリアスアドレス」として使うことができます。

(例)
元のメールアドレス:work1234@gmail.com
エイリアスアドレス1:work1234+event@gmail.com
エイリアスアドレス2:work1234+menber@gmail.com
エイリアスアドレス3:work1234+shopABCD@gmail.com

エイリアスとして作成したこうしたアドレスは、元のメールアドレスと同じGmailアカウントで通常どおり送受信できるのはもちろん、エイリアスのアドレスだけをフィルターなどで分けて管理することも可能になります。

覚えておくと仕事がはかどりますよ。





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